Nous recherchons un·e Assistant·e adminitratif·ve à mi-temps pour les départements techniques qui contribuera à la gestion des départements Projets, Maintenance technique et Informatique, en collaboration avec le Project Manager et le Superviseur Opérationnel et sous la supervision du Directeur technique.

Missions et responsabilités

Document Management

● Vous réceptionnez les rapports de maintenance, mentionnez les remarques techniques à vos collègues et classez les rapports suivant l'organisation interne.
● Vous vérifiez la réception annuelle des rapports de maintenance et contrôles légaux et faites le suivi avec les fournisseurs le cas échéant.
● Vous assurez la mise à jour des plans dans les dossiers Asbuilt après travaux.
● Vous tenez à jour les inventaires techniques sur base des informations fournies par les collègues.
● Vous réalisez du reporting sur l'état d'avancement des tâches de maintenance.
● Vous complétez les données relatives à nos consommations d'énergie et en tirez du reporting.
● Vous complétez et tenez à jour la documentation technique à destination des réceptionnistes.
● Vous complétez et tenez à jour la documentation technique à destination du rôle de permanence.
● Vous suivez le stock de matériel informatique pour l'ensemble de l'équipe Mundo-Lab.
● Vous tenez à jour et organisez le planning de maintenance préventive réalisé en interne.

Back Office Technique

Vous donnez du support de seconde ligne aux locataires sur l'application de téléphonie


Primes et subsides

● Vous établissez des dossiers de demandes de subsides dans le cadre des départements Projets et Maintenance.
● Vous réalisez une veille quant aux primes, subsides et appels à projet en lien avec les activités de l'entreprise.

Communications des activités de maintenance et projets

Vous communiquez aux réceptions les activités de maintenance planifiées dans leur centre sur base des informations fournies par les fournisseurs.

Équipe

Vous travaillerez sous la supervision du Directeur Technique. Vous intégrerez une équipe composée actuellement de 3 techniciens, un superviseur opérationnel, un project manager, un informaticien.
Le maintien à jour de la documentation technique représente environ 50% du temps, les autres tâches de support 50%.